Najważniejsze w jednej liście
- Do notariusza musi pójść najemca, bo to on składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego.
- Właściciel mieszkania zwykle nie musi być obecny u notariusza przy tym akcie.
- Umowa najmu okazjonalnego jest zwykłą umową pisemną, więc sama w sobie nie wymaga notariusza.
- Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego co do zasady podpisuje się bez notariusza, chyba że wynajmujący zażąda notarialnego poświadczenia podpisu.
- W 2026 r. ustawowy limit wynagrodzenia notariusza za ten akt to 480,60 zł.
- Jeśli właściciel nie zgłosi najmu do urzędu skarbowego w 14 dni, traci część ochrony, którą daje najem okazjonalny.
Do notariusza musi pójść najemca, niekoniecznie właściciel
Do notariusza musi pójść najemca, bo to on składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. To właśnie ten dokument jest kluczowy w całej konstrukcji najmu okazjonalnego. Właściciel mieszkania nie ma obowiązku pojawienia się w kancelarii tylko po to, by ten akt został sporządzony.Ja zawsze upraszczam to sobie w ten sposób: sama umowa najmu okazjonalnego jest pisemna, a notariusz jest potrzebny przy oświadczeniu najemcy, nie przy całym pakiecie dokumentów. Właściciel może podpisać umowę osobno, wcześniej albo tego samego dnia, ale bez wymogu obecności w kancelarii przy notarialnym akcie.
Jeżeli po stronie najemcy występuje kilka osób, bezpieczne założenie jest takie, że każda z nich, jeśli ma być objęta tym zabezpieczeniem, powinna złożyć własne oświadczenie. W praktyce można to ująć w jednym akcie albo w kilku osobnych, ale sens prawny jest ten sam: oświadczenie ma złożyć osoba, która faktycznie ma być związana tym obowiązkiem.
Warto też pamiętać, że najem okazjonalny dotyczy prywatnego właściciela będącego osobą fizyczną, a sama umowa jest zawierana na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat. To ważne już na starcie, bo nie każdy wynajmujący może korzystać z tej samej formy zabezpieczenia. W kolejnym kroku rozbijmy więc dokumenty na te, które naprawdę wymagają kancelarii, i te, które można podpisać zwykłym pismem.
Jakie dokumenty rzeczywiście wymagają kancelarii
Ja dzielę formalności przy najmie okazjonalnym na trzy grupy: dokumenty notarialne, dokumenty pisemne oraz czynności administracyjne po podpisaniu umowy. To rozróżnienie oszczędza sporo zamieszania, bo wiele osób myli akt notarialny z całą umową, a to nie to samo.
| Dokument | Kto go podpisuje | Czy notariusz jest obowiązkowy | Co to znaczy w praktyce |
|---|---|---|---|
| Umowa najmu okazjonalnego | Właściciel i najemca | Nie | Wystarcza zwykła forma pisemna pod rygorem nieważności. |
| Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji | Najemca | Tak | To jedyny element, który standardowo musi powstać w kancelarii notarialnej. |
| Wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać | Najemca | Nie | To zwykłe pisemne wskazanie adresu, bez aktu notarialnego. |
| Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o zgodzie na zamieszkanie | Właściciel lub osoba mająca tytuł prawny do lokalu | Nie, chyba że wynajmujący tego zażąda | Na żądanie wynajmującego podpis na tym oświadczeniu może wymagać notarialnego poświadczenia. |
| Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego | Właściciel | Nie | Trzeba je zrobić w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. |
Najważniejsze rozróżnienie jest proste: notariusz jest potrzebny przy oświadczeniu najemcy, a nie przy zwykłym wskazaniu lokalu zastępczego. Jeśli właściciel lokalu „awaryjnego” ma podpisać tylko zgodę, zwykle wystarczy zwykła forma pisemna. Dopiero gdy wynajmujący zażąda, podpis na tym oświadczeniu trzeba poświadczyć notarialnie.
To prowadzi do kolejnego praktycznego pytania: co zmienia się, gdy po stronie najemcy nie ma jednej osoby, tylko kilka albo ktoś działa przez pełnomocnika.
Co zmienia się przy kilku najemcach, małżonku i pełnomocniku
Kilku najemców
Jeśli umowę ma podpisać kilka osób jako najemcy, ja zakładam jedno: każda osoba, która ma być objęta poddaniem się egzekucji, powinna złożyć własne oświadczenie. Nie wystarczy, że zrobi to tylko jedna osoba „za wszystkich”, bo to ona ma przyjąć na siebie skutki tego aktu.
W praktyce da się to zorganizować wygodnie. Notariusz może ująć wszystkich najemców w jednym akcie, zamiast mnożyć osobne wizyty. To zwykle prostsze organizacyjnie i czytelniejsze dla stron.
Małżonek albo partner
Jeżeli jedna osoba jest najemcą, a druga tylko z nią mieszka, nie trzeba automatycznie prowadzić obu do kancelarii. Inaczej będzie wtedy, gdy obie osoby są stronami umowy i obie mają być związane oświadczeniem. Tu liczy się nie sam fakt wspólnego mieszkania, tylko to, kto jest wpisany jako najemca.
To drobny szczegół, ale w praktyce bardzo ważny. Wiele nieporozumień bierze się stąd, że strony mieszają rolę najemcy z rolą osoby zamieszkującej lokal. To nie to samo.
Przeczytaj również: Lokator bez umowy i meldunku - Co robić? Poradnik.
Pełnomocnik
Przy pełnomocnictwie zachowałbym ostrożność. Teoretycznie ktoś może działać przez pełnomocnika, ale wszystko zależy od treści upoważnienia i od tego, jak konkretny notariusz podejdzie do sprawy. Jeśli ktoś nie może stawić się osobiście, najlepiej ustalić to z kancelarią przed wizytą, zamiast dowiadywać się o brakach dopiero na miejscu.
Gdy ten podział jest jasny, zostaje jeszcze kwestia pieniędzy, bo to właśnie koszt bywa dla wielu osób drugą największą niewiadomą po samym obowiązku stawienia się u notariusza.
Ile kosztuje wizyta i kto zwykle za nią płaci
Ustawowy limit wynagrodzenia notariusza za ogół czynności związanych z tym oświadczeniem wynosi nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy minimalnym wynagrodzeniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r., czyli 4806 zł, daje to 480,60 zł. To górny limit, a nie cena obowiązkowa w każdej kancelarii.
Z praktyki wiem, że najwięcej nieporozumień rodzi nie sam koszt, tylko to, kto ma go ponieść. Najczęściej strony umawiają się, że płaci wynajmujący, bo to on zyskuje na dodatkowym zabezpieczeniu. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby strony rozliczyły to inaczej w samej umowie.
- Jeśli jest kilku najemców, koszt często da się ograniczyć, gdy wszyscy podpisują jeden akt zamiast kilku oddzielnych.
- Jeżeli wynajmujący zażąda notarialnego poświadczenia podpisu na zgodzie właściciela lokalu zastępczego, pojawia się dodatkowa czynność i dodatkowy koszt.
- Do całkowitego wydatku mogą dojść jeszcze koszty wypisów, jeśli kancelaria przygotowuje więcej niż jeden egzemplarz.
Sama cena to jedno, ale znacznie ważniejsze są błędy formalne, które potrafią zaburzyć całą konstrukcję najmu okazjonalnego. I właśnie na nie trzeba uważać najbardziej.
Błędy, przez które najem okazjonalny traci sens
Najwięcej problemów nie bierze się z samego notariusza, tylko z niedopilnowania szczegółów. Z mojego punktu widzenia są cztery błędy, które powtarzają się najczęściej.
- Brak aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy. Bez tego najem okazjonalny traci swoją najważniejszą przewagę w razie problemów z opróżnieniem lokalu.
- Nieobjęcie wszystkich stron, które mają być związane oświadczeniem. Jeśli w umowie jest kilku najemców, nie można traktować tego dokumentu jak formalności „na jedną osobę”.
- Pomylenie zwykłej zgody na lokal zastępczy z poświadczeniem notarialnym. Notarialne poświadczenie podpisu na tym oświadczeniu nie jest automatyczne, pojawia się dopiero na żądanie wynajmującego.
- Brak zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni. To bardzo ważne, bo wtedy nie stosuje się przepisów dających właścicielowi szczególną ochronę przy najmie okazjonalnym.
- Użycie złej formy umowy w złej sytuacji. Jeśli wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali, zwykle trzeba patrzeć na najem instytucjonalny, a nie na okazjonalny.
Te błędy brzmią technicznie, ale ich skutki są całkiem praktyczne: więcej formalności, mniej ochrony i potencjalnie trudniejsza egzekucja, gdy coś pójdzie nie tak. Dlatego przed wizytą w kancelarii lepiej od razu ułożyć sobie prostą kolejność działania.
Jak przygotować wszystko, żeby jedna wizyta wystarczyła
Gdybym miał zamknąć temat w krótkiej checklistcie, zrobiłbym to tak: najpierw ustalam, kto jest najemcą, potem sprawdzam lokal zastępczy, a dopiero na końcu umawiam notariusza. Taka kolejność pozwala uniknąć sytuacji, w której ktoś siedzi już w kancelarii, a brakuje adresu, zgody albo właściwego pełnomocnictwa.
- Sprawdź, kto ma figurować jako najemca i kto faktycznie ma podpisać oświadczenie notarialne.
- Przygotuj dokładny adres lokalu zastępczego i dane osoby, która wyraża zgodę na zamieszkanie.
- Ustal wcześniej, czy wynajmujący chce notarialnego poświadczenia podpisu na tej zgodzie.
- Po podpisaniu wszystkiego dopilnuj zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego w terminie 14 dni.
- Nie zostawiaj poprawiania dokumentów „na później”, bo przy tej formie najmu później zwykle oznacza kolejną wizytę i kolejne koszty.
Jeżeli tę kolejność zachowa się od początku, najem okazjonalny naprawdę działa tak, jak powinien: daje właścicielowi ochronę, a najemcy przejrzyste zasady bez nadmiaru formalnego chaosu. Najkrócej mówiąc, u notariusza musi być przede wszystkim najemca składający oświadczenie o poddaniu się egzekucji, a resztę dokumentów warto przygotować tak, żeby nie wracać do sprawy po dwóch dniach.
