Najem okazjonalny - koszty notariusza i kto je ponosi

W najmie okazjonalnym najwięcej niejasności budzi nie sama umowa, lecz koszt wizyty u notariusza i to, po której stronie powinien on leżeć. Przepisy nie wskazują jednej obowiązkowej odpowiedzi, więc w praktyce decyduje ustalenie stron, a najczęściej rachunek bierze na siebie wynajmujący. W 2026 roku warto też znać realny limit tej opłaty i wiedzieć, które dokumenty faktycznie wymagają udziału notariusza, żeby nie przepłacić za formalności.

Kto płaci za notariusza przy najmie okazjonalnym

Najkrótsza odpowiedź brzmi: to zależy od ustaleń między stronami. Prawo nie nakazuje, by koszt ponosił wyłącznie właściciel albo wyłącznie najemca. Ja w praktyce najczęściej spotykam wariant, w którym płaci wynajmujący, bo to on zyskuje dodatkowe zabezpieczenie i prostszą ścieżkę dochodzenia opróżnienia lokalu, jeśli pojawi się problem z wyprowadzką.

Warto pamiętać, że samo ustalenie „dogadamy się później” zwykle kończy się niepotrzebnym napięciem przy podpisie. Jeśli od początku wiadomo, kto płaci, łatwiej skupić się na ważniejszych rzeczach: wysokości czynszu, kaucji i warunkach zdania mieszkania. To właśnie te elementy najczęściej decydują o tym, czy najem okazjonalny będzie praktyczny, czy tylko bardziej skomplikowany.

Ile to kosztuje w 2026 roku

Według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej minimalne wynagrodzenie od 1 stycznia 2026 r. wynosi 4806 zł. To ważne, bo ustawowy limit wynagrodzenia notariusza za sporządzenie oświadczenia w najmie okazjonalnym wynosi nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia. W praktyce daje to 480,60 zł za samą czynność objętą limitem.

Sam limit ustawowy nie oznacza jeszcze, że tyle zobaczysz na końcowym rachunku. Do tego dochodzą wypisy, a czasem także dodatkowe czynności kancelarii. Dlatego ja zawsze polecam pytać o całkowity koszt, a nie tylko o taksę za jedno oświadczenie. Różnica bywa niewielka, ale przy wielu stronach dokumentów robi się już odczuwalna. I właśnie tu pojawia się kolejny ważny temat: które dokumenty naprawdę trzeba przygotować u notariusza.

Jakie dokumenty naprawdę wchodzą do gry

Wiele osób myli całą umowę najmu okazjonalnego z dokumentem, który musi być podpisany u notariusza. To nieporozumienie. Do notariusza trafia przede wszystkim oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, a sama umowa najmu pozostaje zwykłą umową pisemną. To ważne rozróżnienie, bo pozwala od razu odsiać część niepotrzebnych kosztów.

• pisemna umowa najmu okazjonalnego, podpisana przez strony;
• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego;
• oświadczenie właściciela lokalu zastępczego lub osoby z tytułem prawnym do tego lokalu;
• notarialne poświadczenie podpisu pod zgodą właściciela lokalu zastępczego, jeśli wynajmujący tego zażąda;
• wypisy aktu dla stron.

To rozróżnienie ma praktyczny sens jeszcze z jednego powodu: część kosztów można ograniczyć, jeśli wcześniej ustali się, które dokumenty są rzeczywiście potrzebne, a które są tylko dodatkowym zabezpieczeniem jednej ze stron. Najlepiej rozmawiać o tym przed umówieniem wizyty w kancelarii, a nie dopiero przy ladzie. Dzięki temu łatwiej przejść do kolejnego kroku, czyli uczciwego podziału kosztów.

Jak strony dzielą koszt w praktyce

Z mojej perspektywy najrozsądniej działa prosty model: ten, kto bardziej korzysta z danej formalności, powinien ponieść jej koszt albo przynajmniej większą część kosztu. W najmie okazjonalnym przewaga zwykle jest po stronie właściciela, bo to on zyskuje mocniejsze zabezpieczenie. Dlatego właśnie w praktyce tak często płaci wynajmujący.

Nie ma jednak jednego poprawnego wariantu. Wszystko zależy od tego, jak wygląda rynek, lokal, czynsz i atrakcyjność oferty. Jeśli mieszkanie jest dobrze wycenione i szybko znajduje chętnych, właściciel częściej bierze koszt na siebie. Jeśli natomiast zależy mu na mocniejszym filtrowaniu lokatorów, może przenieść opłatę na najemcę albo podzielić ją po połowie.

Najważniejsze, żeby zapis był jednoznaczny. W przeciwnym razie nawet niewielka kwota może stać się punktem sporu, a to zawsze jest droższe niż sam notariusz. I właśnie dlatego warto od razu ustalić zasady w umowie.

Jak wpisać koszty do umowy bez sporów

Ja zwykle polecam rozdzielić w umowie trzy rzeczy: opłatę za oświadczenie najemcy, koszt wypisów aktu oraz ewentualne dodatkowe poświadczenie podpisu pod zgodą właściciela lokalu zastępczego. Taki podział brzmi prosto, ale usuwa większość nieporozumień, które pojawiają się przy podpisywaniu dokumentów.

• wskaż, kto płaci za oświadczenie notarialne najemcy;
• dopisz, kto pokrywa koszt wypisów aktu;
• zdecyduj, kto bierze na siebie dodatkowe poświadczenie podpisu, jeśli będzie potrzebne;
• ustal, czy koszt ma pokryć jedna strona, czy obie po połowie;
• nie zostawiaj tego w formie ustnych ustaleń.

W praktyce wystarczy nawet krótka formuła w stylu: „koszty sporządzenia oświadczenia notarialnego, wypisów oraz ewentualnych poświadczeń podpisów ponosi wynajmujący” albo „koszty te strony dzielą po połowie”. Chodzi nie o literacką elegancję, tylko o prosty brak miejsca na spór. Kiedy ten punkt jest domknięty, zostaje jeszcze kilka typowych błędów, których łatwo uniknąć.

Najczęstsze błędy przy tej formalności

Najwięcej problemów widzę wtedy, gdy ktoś traktuje najem okazjonalny jak zwykłą umowę i dopiero na końcu orientuje się, że dochodzą dodatkowe dokumenty. To zwykle kończy się nerwowym szukaniem notariusza, pytań o pełny koszt i niepotrzebnym przeciąganiem podpisania umowy. Są jednak też bardziej konkretne pomyłki.

• mylenie zwykłej umowy najmu z aktem notarialnym;
• brak ustaleń o kosztach wypisów;
• założenie, że zgoda właściciela lokalu zastępczego zawsze musi mieć tę samą formę co oświadczenie najemcy;
• liczenie tylko samej taksy, bez pytania o finalny rachunek;
• ustne obietnice zamiast zapisu w umowie lub aneksie.

Szczególnie ważne jest to ostatnie. Zostawienie kosztów „na później” brzmi niewinnie, ale w praktyce często tworzy niepotrzebny konflikt przy bardzo małej kwocie. Lepszy jest prosty, jasny zapis niż późniejsze tłumaczenie, kto miał co na myśli. Gdy to jest dopięte, warto jeszcze spojrzeć szerzej na sam start najmu.

Co warto dopiąć przed podpisaniem umowy

Jeżeli chcesz, żeby najem okazjonalny rzeczywiście działał na twoją korzyść, sprawdź nie tylko koszt notariusza, ale też całą resztę formalności. Umowa powinna być zawarta na czas oznaczony, a właściciel musi spełniać warunki przewidziane dla tej formy najmu. Do tego dochodzi zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego oraz przygotowanie kompletu załączników przed wizytą w kancelarii.

• upewnij się, że lokal i strony spełniają warunki najmu okazjonalnego;
• sprawdź, czy zgoda na lokal zastępczy jest już gotowa;
• ustal podział kosztów zanim umówisz notariusza;
• oddziel kaucję od opłat notarialnych, bo to dwa różne wydatki;
• poproś o orientacyjną wycenę całego pakietu dokumentów, nie tylko jednej czynności.

Jeśli patrzę na ten temat praktycznie, najważniejsze jest jedno: w najmie okazjonalnym nie chodzi o to, kto „powinien” zapłacić z definicji, tylko o to, co strony uzgodnią i czy zapiszą to jasno przed podpisaniem. Właśnie wtedy notariusz przestaje być źródłem niepewności, a staje się zwykłym elementem dobrze przygotowanej umowy.