Gdy wspólnota musi szybko zdecydować o remoncie, wysokości zaliczki albo wydatku z funduszu remontowego, nie zawsze trzeba czekać na zebranie właścicieli. Dobry wzór uchwały wspólnoty mieszkaniowej w drodze indywidualnego zbierania głosów powinien jasno określać przedmiot decyzji, sposób głosowania, udziały właścicieli oraz wynik. Poniżej pokazuję, jak przygotować taki dokument, jak liczyć głosy i na co uważać, aby uchwała nie stała się później źródłem sporu.
Najważniejsze zasady, które decydują o ważności uchwały
- Głosy zbiera zarząd, a uchwała może zostać podjęta bez zwoływania zebrania.
- Standardowo liczy się większość udziałów w nieruchomości wspólnej, a nie liczba osób.
- Projekt uchwały trzeba przedstawić wszystkim właścicielom lokali, nie tylko osobom popierającym decyzję.
- Dokument powinien zawierać numer uchwały, podstawę prawną, treść decyzji i wyniki głosowania.
- Po przyjęciu uchwały każdy właściciel musi zostać pisemnie powiadomiony o jej treści.
- Na zaskarżenie uchwały właściciel ma co do zasady 6 tygodni od powiadomienia o jej podjęciu.
Na czym polega indywidualne zbieranie głosów
Ustawa o własności lokali pozwala podejmować uchwały na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym. Ten ostatni wariant występuje na przykład wtedy, gdy część właścicieli głosowała podczas zebrania, a brakujące głosy są później zbierane w lokalach lub za pomocą kart do głosowania.
W praktyce rozwiązanie jest przydatne przy decyzjach dotyczących remontu elewacji, wymiany windy, zawarcia umowy z administratorem, ustalenia zaliczki na koszty zarządu albo wykorzystania funduszu remontowego. Nie trzeba wtedy dopasowywać terminu zebrania do wszystkich właścicieli, co przy dużych budynkach bywa bardzo trudne.
Formalnie głosy zbiera zarząd wspólnoty. Administrator może wykonywać czynności techniczne, na przykład przekazywać dokumenty i odbierać karty, ale powinien działać na podstawie upoważnienia zarządu. Samo wrzucenie kart do skrzynek bez możliwości zapoznania się z treścią uchwały i bez potwierdzenia oddania głosu tworzy niepotrzebne ryzyko dowodowe.
Nie ma ustawowego wymogu, aby wszyscy właściciele zagłosowali. Uchwała zostaje podjęta z chwilą oddania głosu, który przesądza o uzyskaniu wymaganej większości. Mimo to zarząd powinien dać każdemu właścicielowi realną możliwość zapoznania się z projektem i oddania głosu.
Co powinien zawierać dokument do głosowania
Sam tytuł „uchwała wspólnoty mieszkaniowej” nie wystarczy. Dokument powinien pozwolić bez wątpliwości ustalić, czego dotyczyła decyzja, kto głosował i jaką część udziałów reprezentowały oddane głosy.
Elementy uchwały
- pełna nazwa i adres wspólnoty mieszkaniowej,
- numer uchwały oraz data jej sporządzenia,
- dokładnie określony przedmiot uchwały,
- podstawa prawna, najczęściej art. 22 i art. 23 ustawy o własności lokali,
- konkretne upoważnienie dla zarządu, jeżeli uchwała dotyczy zawarcia umowy lub wydatku,
- kwota, źródło finansowania i termin realizacji, jeśli decyzja wiąże się z pieniędzmi,
- miejsce na głos „za”, „przeciw” i „wstrzymuję się”,
- podpis właściciela albo osoby działającej na podstawie pełnomocnictwa,
- końcowe zestawienie głosów według liczby właścicieli i wielkości udziałów.
Najwięcej problemów wywołują zbyt ogólne postanowienia. Sformułowanie „wspólnota wyraża zgodę na remont” nie mówi, jaki jest zakres prac, maksymalny koszt ani kto może podpisać umowę. Przy uchwale dotyczącej pieniędzy lepiej wskazać limit wydatku, źródło finansowania i osobę upoważnioną do działania.
Co dołączyć do karty głosowania
Do projektu warto dołączyć kosztorys, ofertę wykonawcy, plan prac albo krótkie uzasadnienie. Jeżeli uchwała dotyczy podwyżki opłat, właściciel powinien zobaczyć nie tylko nową stawkę, lecz także informację, z czego wynika zmiana i od kiedy będzie obowiązywać.
Każda karta powinna odnosić się do konkretnej uchwały. Dobrze, gdy zawiera numer lokalu, udział w nieruchomości wspólnej oraz datę oddania głosu. Przy współwłasności lokalu trzeba dodatkowo sprawdzić, kto jest uprawniony do reprezentowania współwłaścicieli.
Praktyczny wzór uchwały do uzupełnienia
Poniższy szablon można dostosować do remontu, opłat albo innej sprawy przekraczającej zwykły zarząd. Pola w nawiasach kwadratowych trzeba uzupełnić zgodnie z dokumentami wspólnoty i konkretną decyzją.
UCHWAŁA NR [numer/rok]
właścicieli lokali tworzących Wspólnotę Mieszkaniową przy ul. [adres] w [miejscowość]
w sprawie [krótki i precyzyjny przedmiot uchwały]
Podjęta w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej.
Na podstawie art. [właściwy przepis] ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali właściciele lokali postanawiają, co następuje:
§ 1
Właściciele lokali wyrażają zgodę na [dokładny opis decyzji, na przykład wykonanie remontu dachu w zakresie opisanym w załączniku nr 1] za maksymalną kwotę [kwota] zł brutto.
§ 2
Środki na realizację decyzji, o której mowa w § 1, zostaną pokryte z [funduszu remontowego / bieżących zaliczek / dodatkowej zaliczki] w wysokości [kwota lub stawka] zł.
§ 3
Upoważnia się zarząd wspólnoty do wyboru wykonawcy, zawarcia umowy oraz podejmowania czynności niezbędnych do wykonania uchwały, z zachowaniem limitu określonego w § 1.
§ 4
Uchwała wchodzi w życie z dniem [data / podjęcia uchwały / rozpoczęcia okresu rozliczeniowego].
§ 5
Wynik głosowania zostanie ustalony z uwzględnieniem wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, chyba że w danej sprawie obowiązuje zasada jeden właściciel - jeden głos.
§ 6
Wyniki głosowania:
| Rodzaj głosu | Liczba właścicieli | Udziały |
|---|---|---|
| Za | [liczba] | [suma udziałów] |
| Przeciw | [liczba] | [suma udziałów] |
| Wstrzymujące się | [liczba] | [suma udziałów] |
Uchwałę podjęto / nie podjęto, ponieważ za jej przyjęciem oddano [liczba i udział] głosów.
[miejscowość, data]
[podpisy członków zarządu]
Wzór nie zastępuje analizy konkretnej sprawy. Przy kredycie, zmianie sposobu zarządu, ingerencji w udziały albo czynności wymagającej szczególnej formy prawnej treść uchwały powinna zostać sprawdzona przez prawnika lub notariusza.
Jak prawidłowo policzyć głosy właścicieli
Podstawową zasadą jest głosowanie według udziałów w nieruchomości wspólnej. Jeżeli właściciel ma udział wynoszący 4,25%, jego głos ma właśnie taką wagę. Do przyjęcia uchwały potrzeba co do zasady więcej niż 50% udziałów, a nie więcej niż połowy wszystkich osób.
| Właściciel | Udział | Głos |
|---|---|---|
| Lokal 1 | 12,00% | Za |
| Lokal 2 | 8,50% | Za |
| Lokal 3 | 6,25% | Przeciw |
| Lokal 4 | 28,00% | Za |
| Pozostali właściciele | 45,25% | Nie oddali głosu |
W tym przykładzie uchwała nie zostaje przyjęta, ponieważ głosy „za” obejmują 48,50% udziałów. Nie zmienia tego fakt, że trzy osoby głosowały za, a tylko jedna przeciw. To właśnie rozbieżność między liczbą osób a wagą udziałów jest jednym z najczęstszych źródeł błędnych protokołów.
W określonych sytuacjach możliwe jest głosowanie według zasady jeden właściciel, jeden głos. Może to wynikać z umowy właścicieli albo uchwały. Ustawa przewiduje też szczególny mechanizm żądania takiego sposobu głosowania przez właścicieli posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów, gdy suma udziałów nie wynosi 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela.
W protokole trzeba zachować nie tylko końcową sumę, ale również karty lub inne dowody oddania głosów. Przy sporze to dokumentacja pokazuje, kto głosował, kiedy to zrobił i jaki udział reprezentował.
Uchwała o opłatach i czynszu wymaga dodatkowej precyzji
Właściciele mieszkań często mówią o „czynszu”, choć w relacji ze wspólnotą najczęściej chodzi o zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną. Czynsz jest typowy dla najmu i płaci go najemca właścicielowi. Właściciel lokalu we wspólnocie uiszcza natomiast zaliczki, między innymi na konserwację, sprzątanie, ubezpieczenie, energię części wspólnych i fundusz remontowy.
Uchwała zmieniająca opłaty powinna wskazywać osobno każdą stawkę. Nie wystarczy napisać, że „czynsz wzrasta od przyszłego miesiąca”. Lepiej rozpisać, że na przykład zaliczka na koszty zarządu wynosi [kwota] zł za m², fundusz remontowy [kwota] zł za m², a opłata za gospodarowanie odpadami jest rozliczana według [liczby osób / zużycia / innej podstawy].
Przy uchwale finansowej sprawdzam przede wszystkim trzy rzeczy. Po pierwsze, czy kwota ma uzasadnienie w planie gospodarczym. Po drugie, czy wiadomo, od jakiego miesiąca obowiązuje nowa stawka. Po trzecie, czy właściciel może bez trudu obliczyć swoją miesięczną zaliczkę.
Przeczytaj również: Wspólnota mieszkaniowa - czy jest przedsiębiorcą? Sprawdź!
Przykładowe postanowienie dotyczące zaliczek
„Od dnia [data] ustala się miesięczną zaliczkę na koszty zarządu nieruchomością wspólną w wysokości [kwota] zł za 1 m² powierzchni użytkowej lokalu oraz zaliczkę na fundusz remontowy w wysokości [kwota] zł za 1 m². Szczegółowe kwoty przypadające na poszczególne lokale określa załącznik nr 1 do uchwały.”
Taki zapis jest czytelniejszy niż jedna łączna suma, szczególnie gdy później trzeba rozliczyć nadwyżkę, niedopłatę albo wydatek remontowy. Jeżeli podwyżka wynika z konkretnej umowy, na przykład wyższej ceny energii lub usług sprzątania, dobrze dołączyć krótkie wyjaśnienie i dokument potwierdzający zmianę.
Najczęstsze błędy przy zbieraniu głosów
Najpoważniejszy błąd polega na zbieraniu głosów tylko od osób, które wcześniej zadeklarowały poparcie. Projekt powinien trafić do całego grona właścicieli, także do osób nieobecnych, przeciwnych albo niezdecydowanych.
- Brak pełnej treści uchwały - właściciel dostaje samą kartę „za lub przeciw”, bez informacji o kosztach i zakresie decyzji.
- Błędne liczenie większości - zarząd podlicza osoby zamiast udziałów.
- Brak daty głosowania - później trudno ustalić, kiedy uchwała została podjęta.
- Nieczytelne pełnomocnictwa - głos oddaje osoba, której umocowania nie można potwierdzić.
- Brak pisemnego zawiadomienia o wyniku - właściciele nie otrzymują informacji, czy uchwała została przyjęta.
- Zbyt szerokie upoważnienie dla zarządu - uchwała pozwala wydać „niezbędne środki” bez limitu i zakresu prac.
Nie zalecam też traktowania wiadomości e-mail jako jedynego dowodu zawiadomienia, jeżeli właściciele nie uzgodnili takiego sposobu komunikacji. Najbezpieczniej przekazać wynik na piśmie, zachować potwierdzenia doręczenia i przechowywać komplet dokumentów wspólnoty.
Jeżeli uchwała została podjęta z udziałem głosów zbieranych indywidualnie, każdy właściciel powinien zostać pisemnie powiadomiony o jej treści. Od dnia takiego powiadomienia biegnie co do zasady 6-tygodniowy termin na zaskarżenie uchwały. Samo zaskarżenie nie wstrzymuje automatycznie jej wykonania, chyba że sąd postanowi inaczej.
Co sprawdzić przed ogłoszeniem wyniku głosowania
Przed zamknięciem procedury warto przejść przez krótką kontrolę. Sprawdzam, czy numer uchwały jest unikalny, wszystkie lokale znajdują się na liście właścicieli, a suma udziałów odpowiada danym z ewidencji. Następnie porównuję wynik z wymaganą większością i dopiero wtedy sporządzam końcowy protokół.
- czy każdy właściciel otrzymał ten sam projekt uchwały,
- czy przy każdej karcie zaznaczono jednoznacznie rodzaj głosu,
- czy podpisy i pełnomocnictwa są możliwe do zweryfikowania,
- czy głosy zostały policzone według właściwej metody,
- czy uchwała precyzyjnie określa kwoty, terminy i zakres upoważnienia,
- czy wynik został przekazany wszystkim właścicielom na piśmie.
Dobrze przygotowany dokument nie musi być długi. Powinien być za to konkretny, możliwy do sprawdzenia i zgodny z rzeczywistą decyzją właścicieli. W przypadku większego remontu warto dołączyć ofertę wykonawcy, harmonogram oraz zasady finansowania, zamiast próbować opisać wszystko jednym ogólnym paragrafem.
Jedna karta głosowania może oszczędzić wspólnocie wielu sporów
Najpraktyczniejsze rozwiązanie to połączenie uchwały, karty głosowania i późniejszego zestawienia wyników w jednym uporządkowanym pakiecie. Dzięki temu właściciel widzi pełną decyzję, zarząd ma jasną dokumentację, a wspólnota może łatwo wykazać, że głosy zebrano prawidłowo.
Przy sprawach dotyczących opłat szczególnie ważne jest rozdzielenie zaliczki na koszty zarządu, funduszu remontowego i opłat niezależnych od wspólnoty. Taki układ ułatwia mieszkańcom ocenę podwyżki i ogranicza nieporozumienia wokół potocznie rozumianego „czynszu”.
Jeżeli uchwała wpływa na prawa właścicieli, wymaga nietypowego pełnomocnictwa albo wiąże się z dużym zobowiązaniem finansowym, prosty szablon powinien być punktem wyjścia, a nie jedynym zabezpieczeniem. W takich przypadkach opłaca się przed głosowaniem sprawdzić dokument z prawnikiem, ponieważ poprawna procedura często decyduje o tym, czy wspólnota bezpiecznie wykona przyjętą decyzję.
