Kończy się umowa najmu, klucze zostały oddane, a właściciel zastanawia się, czy trzeba jeszcze coś zgłosić fiskusowi. W większości przypadków nie składa się osobnego zawiadomienia o zakończeniu najmu, ale nadal trzeba prawidłowo rozliczyć ostatnie przychody, kaucję, media i ewentualne odszkodowanie.
Najważniejsze zasady po zakończeniu wynajmu mieszkania
- Brak zgłoszenia końca umowy dotyczy zwykłego i okazjonalnego najmu prywatnego.
- Ostatni czynsz trzeba ująć w rozliczeniu za miesiąc, w którym został otrzymany lub postawiony do dyspozycji.
- PIT-28 składa się za cały rok, nawet jeśli najem zakończył się po kilku miesiącach.
- Przy najmie prywatnym ryczałt wynosi 8,5% do 100 000 zł przychodu i 12,5% od nadwyżki.
- Przy najmie okazjonalnym zgłasza się zawarcie umowy w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu, a nie jej zakończenie.
Czy trzeba zgłaszać zakończenie najmu do urzędu skarbowego
Przy zwykłym najmie prywatnym właściciel co do zasady nie informuje urzędu skarbowego o rozwiązaniu ani wygaśnięciu umowy. Nie ma osobnego formularza, który trzeba złożyć tylko dlatego, że lokator się wyprowadził.
Tak samo wygląda sytuacja przy najmie okazjonalnym. Zgłoszenie dotyczy zawarcia umowy, a przepisy nie nakładają odrębnego obowiązku zawiadomienia fiskusa o jej zakończeniu. Zachowałbym jednak kopię wypowiedzenia albo porozumienia stron, protokół zdawczo-odbiorczy i potwierdzenie rozliczenia kaucji.
Inaczej może być wtedy, gdy wynajem jest elementem działalności gospodarczej. Zakończenie jednej umowy nie oznacza jeszcze zamknięcia firmy, ale jeśli właściciel kończy całą działalność, powinien dopełnić formalności związanych z CEIDG i rozliczeniami firmowymi.
Najemca zwykle nie ma czego zgłaszać
Osoba wynajmująca mieszkanie jako lokator nie zgłasza urzędowi skarbowemu faktu wyprowadzki ani rozwiązania umowy. Jej obowiązkiem jest przede wszystkim prawidłowe rozliczenie z właścicielem, zwrot lokalu i odebranie dokumentów potwierdzających stan mieszkania.
W praktyce największy problem pojawia się wtedy, gdy strony kończą umowę ustnie. Samo ustalenie może być skuteczne w określonych sytuacjach, ale pisemne porozumienie znacznie ułatwia obronę stanowiska, gdy później pojawi się spór o czynsz, kaucję albo datę zakończenia najmu.
Co rozliczyć w miesiącu zakończenia umowy
Data oddania kluczy nie zawsze pokrywa się z datą ostatniej płatności. Dla podatku przy najmie prywatnym liczy się przede wszystkim moment otrzymania pieniędzy lub postawienia ich do dyspozycji, a nie samo wystawienie rachunku czy zapis w umowie.
Jeżeli najemca zapłacił ostatni czynsz 10 czerwca, ryczałt rozlicza się za czerwiec. Przy miesięcznych wpłatach podatek trzeba zapłacić do 20. dnia następnego miesiąca. Gdy wynajmujący korzysta z rozliczenia kwartalnego, obowiązuje termin do 20. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału.
| Sytuacja | Skutek podatkowy |
|---|---|
| Ostatni czynsz otrzymany przed wyprowadzką | Ryczałt rozlicza się za miesiąc otrzymania pieniędzy |
| Czynsz zaległy zapłacony po zakończeniu umowy | Przychód powstaje w momencie otrzymania zapłaty |
| Opłaty za media ponoszone przez najemcę zgodnie z umową | Zwykle nie są przychodem właściciela |
| Kaucja zwrócona lokatorowi | Nie jest przychodem z najmu |
| Kwota zatrzymana na pokrycie szkód | Może wymagać odrębnej kwalifikacji podatkowej |
Od 2023 roku prywatny najem mieszkań rozlicza się wyłącznie ryczałtem. Stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł oraz 12,5% od nadwyżki. Przy wspólności majątkowej małżonków, gdy całość przychodu rozlicza jedna osoba, próg wyższej stawki wynosi 200 000 zł.
Po zakończeniu roku trzeba jeszcze złożyć PIT-28 od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego. Dotyczy to także osoby, która wynajmowała mieszkanie tylko przez kilka miesięcy i zakończyła umowę przed końcem roku.
Najem okazjonalny wymaga zgłoszenia początku, nie końca
Przy najmie okazjonalnym właściciel będący osobą fizyczną i nieprowadzący działalności w zakresie wynajmu zgłasza zawarcie umowy do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od rozpoczęcia najmu.
Po rozwiązaniu umowy nie składa się analogicznego formularza końcowego. Właściciel powinien jednak przechowywać potwierdzenie wcześniejszego zgłoszenia, umowę, dokument rozwiązania i protokół zwrotu lokalu. Te dokumenty mogą być ważne nie tylko podatkowo, lecz także przy ewentualnym sporze o opróżnienie mieszkania.
Częsty błąd polega na myleniu najmu okazjonalnego ze zwykłym najmem prywatnym. Standardowej umowy najmu nie trzeba rejestrować w urzędzie skarbowym, ale dochody z niej nadal trzeba wykazać i opodatkować.
Kaucja, media i odszkodowanie po wyprowadzce
Zwrot albo zatrzymanie kaucji
Sama kaucja nie jest przychodem, ponieważ ma charakter zabezpieczający i podlega zwrotowi. Jeżeli właściciel oddaje ją lokatorowi po potrąceniu udokumentowanych należności, powinien zachować protokół rozliczenia kaucji oraz rachunki, zdjęcia lub inne dowody uzasadniające potrącenie.
Kwota zatrzymana na pokrycie szkód nie powinna być automatycznie traktowana jak czynsz. Jej kwalifikacja zależy od przyczyny zatrzymania i dokumentów. Przy większej kwocie albo nietypowym porozumieniu bezpieczniej skonsultować rozliczenie z doradcą podatkowym.
Opłaty za prąd, wodę i administrację
Jeżeli umowa jasno wskazuje, że najemca ponosi opłaty za zużycie mediów lub opłaty administracyjne, a właściciel tylko przekazuje je dalej, takie kwoty co do zasady nie zwiększają przychodu z najmu. Trzeba jednak zachować zgodność między umową, przelewami i końcowym rozliczeniem.
Najwięcej nieporozumień powoduje sytuacja, w której właściciel pobiera jedną wysoką kwotę określoną jako „czynsz z opłatami”, bez rozdzielenia poszczególnych elementów. Wtedy trudniej wykazać, że część pieniędzy była wyłącznie zwrotem kosztów.
Przeczytaj również: Podatek katastralny - czy to koniec taniego posiadania mieszkania?
Odszkodowanie za wcześniejsze rozwiązanie umowy
Jeżeli najemca płaci właścicielowi określoną kwotę za zgodę na wcześniejsze zakończenie umowy, nie należy jej pomijać w rozliczeniach. Taka płatność może być uznana za przychód związany z najmem, dlatego znaczenie ma treść porozumienia i rzeczywisty cel zapłaty.
W dokumencie warto wskazać datę rozwiązania umowy, wysokość odszkodowania, sposób rozliczenia czynszu oraz informację o zwrocie kaucji. Jedno precyzyjne porozumienie jest zwykle bezpieczniejsze niż kilka niespójnych wiadomości tekstowych.
Dokumenty, które warto zachować po zakończeniu najmu
Urząd skarbowy nie wymaga osobnego „zamknięcia” prywatnego najmu, ale może sprawdzić, czy przychody zostały wykazane poprawnie. Dlatego po wyprowadzce nie wyrzucałbym dokumentów, nawet jeśli mieszkanie od razu trafia na rynek sprzedaży albo do remontu.
- umowę najmu i ewentualne aneksy,
- wypowiedzenie albo porozumienie o rozwiązaniu umowy,
- protokół przekazania lokalu i stan liczników,
- potwierdzenia otrzymanych czynszów,
- rozliczenie mediów i kaucji,
- rachunki potwierdzające potrącenia za szkody,
- potwierdzenie zgłoszenia najmu okazjonalnego, jeśli taki tryb zastosowano.
Najczęstszy błąd to uznanie, że skoro lokal jest już pusty, to temat podatkowy automatycznie się kończy. Tymczasem zaległy czynsz, dopłata za media albo odszkodowanie otrzymane później mogą nadal tworzyć przychód do rozliczenia.
Drugie nieporozumienie dotyczy podatku od nieruchomości. Jest to podatek lokalny związany z nieruchomością, a nie podatek od czynszu. Zakończenie najmu nie zwalnia właściciela z obowiązków wobec gminy, jeśli nadal jest właścicielem lokalu.
Po oddaniu kluczy zostaje już tylko spokojne domknięcie rozliczeń
W typowej sytuacji zakończenie najmu mieszkania nie wymaga wizyty w urzędzie skarbowym ani składania specjalnego zawiadomienia. Trzeba natomiast rozliczyć ostatnie otrzymane kwoty, zapłacić ryczałt w terminie i uwzględnić cały przychód w rocznym PIT-28.
Najbezpieczniejszy zestaw po wyprowadzce to pisemne porozumienie, protokół, rozliczenie kaucji i komplet potwierdzeń płatności. Dzięki temu właściciel ma jasność podatkową, a najemca dowód, że lokal został zwrócony i wszystkie należności zostały zamknięte.
