Przy podpisywaniu najmu okazjonalnego szybko pojawia się praktyczny problem: kto ma zapłacić za wizytę u notariusza i ile właściwie wyniesie cała procedura. Odpowiedź nie wynika wprost z ustawy, dlatego wyjaśniam, jak rozliczyć koszt, co obejmuje opłata oraz jak zapisać ustalenia, żeby po przekazaniu kluczy nie wracać do niepotrzebnego sporu.
Najważniejsze ustalenia dotyczące opłat przy najmie okazjonalnym
- Przepisy nie wskazują jednej strony, która musi zapłacić notariuszowi.
- Najczęściej płaci najemca, wynajmujący albo obie strony po połowie, zgodnie z wcześniejszym ustaleniem.
- W 2026 roku maksymalna taksa za oświadczenie najemcy wynosi 480,60 zł netto, czyli 591,14 zł brutto.
- Do rachunku mogą dojść wypisy aktu oraz poświadczenie podpisu pod zgodą na zamieszkanie w lokalu zastępczym.
- Ustalenie dotyczące płatności najlepiej wpisać wprost do umowy najmu albo potwierdzić przed wizytą e-mailem.
Kto płaci notariuszowi przy najmie okazjonalnym
Najkrótsza odpowiedź brzmi: ten, kto zgodzi się ponieść koszt. Ustawa o ochronie praw lokatorów wymaga notarialnego oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji, ale nie przesądza, czy rachunek ma opłacić właściciel mieszkania, czy osoba wynajmująca lokal.
W praktyce spotykam trzy rozwiązania. Pierwsze zakłada, że płaci najemca, ponieważ to on stawia się u notariusza i składa oświadczenie. Drugie przenosi koszt na wynajmującego, który dzięki najmie okazjonalnym zyskuje dodatkowe zabezpieczenie na wypadek problemów z opuszczeniem lokalu. Trzecie, moim zdaniem często najbardziej wyważone, polega na podziale rachunku po połowie.
Nie ma więc jednej branżowej reguły, którą można narzucić drugiej stronie. Jeśli właściciel przedstawia gotową umowę z zapisem, że wszystkie koszty ponosi najemca, można ten warunek zaakceptować, negocjować albo szukać innego lokalu. Najważniejsze, aby ustalenie zapadło przed podpisaniem umowy, a nie dopiero przy odbiorze kluczy.
Dlaczego właściciel również może zapłacić
Choć akt podpisuje najemca, jego praktyczne znaczenie jest silnie związane z ochroną właściciela. W razie ustania umowy wynajmujący może łatwiej rozpocząć procedurę opróżnienia lokalu, o ile spełni także pozostałe wymagania formalne. Z tego powodu nie uważam za dziwne, gdy właściciel pokrywa całość albo część opłaty, szczególnie jeśli chce szybko i bez komplikacji wynająć mieszkanie.
Właściciel powinien jednak pamiętać, że sam akt notarialny nie rozwiązuje wszystkich problemów. Nadal liczą się poprawna umowa, terminowe zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego oraz komplet wymaganych załączników. Opłacenie notariusza nie zastępuje prawidłowej procedury.
Za co dokładnie płaci się w kancelarii
Przy najmie okazjonalnym notariusz nie musi sporządzać całej umowy najmu. Podstawową czynnością jest akt obejmujący oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu po zakończeniu lub rozwiązaniu umowy w określonych okolicznościach.
Do przygotowania dokumentu najemca zwykle potrzebuje dowodu osobistego, danych wynajmującego, adresu wynajmowanego mieszkania oraz informacji o okresie obowiązywania umowy. Kancelaria może poprosić również o samą umowę albo jej projekt, aby treść oświadczenia pasowała do konkretnego najmu.
Dokumenty dotyczące lokalu zastępczego
Najemca wskazuje lokal, do którego będzie mógł się przeprowadzić po zakończeniu najmu. Potrzebne jest także oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Nie zawsze musi ono mieć formę aktu notarialnego. Wynajmujący może jednak zażądać, aby podpis właściciela lokalu zastępczego został notarialnie poświadczony.
To ważne rozróżnienie, bo część osób zakłada, że wszystkie dokumenty musi przygotować jedna kancelaria w tej samej chwili. W rzeczywistości najemca może załatwić oświadczenie o poddaniu się egzekucji, a zgodę właściciela lokalu zastępczego dostarczyć osobno. Dodatkowe poświadczenie podpisu oznacza osobną opłatę.
Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym w 2026 roku
Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie najemcy jest ustawowo ograniczone do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym w 2026 roku 4806 zł daje to maksymalnie 480,60 zł netto. Po doliczeniu 23-procentowego VAT rachunek za samą taksę może wynieść do 591,14 zł brutto.
| Element kosztu | Orientacyjna kwota | Co warto wiedzieć |
|---|---|---|
| Oświadczenie najemcy | Do 480,60 zł netto | Ustawowy limit dotyczy wynagrodzenia za czynność notarialną. |
| Oświadczenie najemcy z VAT | Do 591,14 zł brutto | Kwota wynika z doliczenia 23-procentowego VAT. |
| Wypisy aktu | Zależnie od liczby stron | Kancelaria może doliczyć opłatę za wydane egzemplarze dokumentu. |
| Poświadczenie podpisu | Zwykle kilkadziesiąt złotych brutto | Dotyczy na przykład zgody właściciela lokalu zastępczego. |
Podana kwota jest limitem, a nie obowiązkowym cennikiem każdej kancelarii. Notariusz może zastosować niższą stawkę, dlatego przed wizytą najlepiej poprosić o cenę obejmującą taksę, VAT i wypisy. Właśnie wypisy często powodują, że kwota na fakturze różni się od tej podanej w pierwszej rozmowie.
Przykładowo, przy maksymalnej taksie 591,14 zł brutto i kilku wypisach całkowity koszt może zbliżyć się do 620-650 zł, choć konkretna suma zależy od długości dokumentu i cennika kancelarii. Jeżeli dochodzi poświadczenie podpisu pod dodatkowym oświadczeniem, rachunek będzie odpowiednio wyższy.
Jak ustalić płatność, żeby uniknąć nieporozumień
Najprościej wpisać do umowy jedno krótkie postanowienie. Może ono brzmieć: „Koszt sporządzenia oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego ponosi najemca” albo „Strony ponoszą koszt czynności notarialnej po połowie”. Taki zapis usuwa późniejsze domysły i pozwala rozliczyć także dodatkowe wypisy.
Jeżeli strony dzielą wydatki, trzeba doprecyzować, czy chodzi o połowę całej faktury, czy wyłącznie połowę taksy za główne oświadczenie. Lepsza jest pierwsza wersja, bo obejmuje również VAT, wypisy i ewentualne poświadczenia podpisów, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej.
Przeczytaj również: Zaległy czynsz po wyprowadzce najemcy - jak odzyskać pieniądze?
Trzy rozsądne modele rozliczenia
- Najemca płaci całość - rozwiązanie często spotykane, zwłaszcza gdy właściciel od początku wskazuje najem okazjonalny jako warunek zawarcia umowy.
- Wynajmujący płaci całość - uczciwy wariant, gdy to właściciel chce skorzystać z dodatkowego zabezpieczenia i zależy mu na szybkim podpisaniu umowy.
- Strony dzielą koszt - kompromis, który dobrze sprawdza się przy dłuższej umowie i równym poziomie negocjacji.
Przed wizytą warto także potwierdzić, kto umawia kancelarię i kto odbiera wypisy aktu. To drobiazgi, ale w praktyce właśnie na nich powstają niepotrzebne pretensje. Ja zawsze zalecałbym uzgodnienie łącznej kwoty brutto oraz sposobu zapłaty, a nie operowanie samym hasłem „koszt notariusza”.
Co się stanie, gdy najemca nie pójdzie do notariusza
Bez notarialnego oświadczenia najemcy umowa nie spełnia jednego z podstawowych warunków najmu okazjonalnego. Może nadal być zwykłą umową najmu, ale właściciel nie powinien traktować jej tak, jakby miał pełne zabezpieczenie właściwe dla trybu okazjonalnego.
Jeśli najemca nie chce zapłacić za dokument, strony mogą ustalić, że zrobi to wynajmujący albo podzielą rachunek. Jeżeli żadna ze stron nie chce ponieść kosztu, rozsądniej jest zrezygnować z tego modelu przed przekazaniem mieszkania, zamiast podpisywać dokumenty, które nie odpowiadają faktycznym ustaleniom.
Trzeba też pamiętać o terminie zgłoszenia. Wynajmujący powinien zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia może pozbawić właściciela części uprawnień związanych z tym trybem.
Mały koszt, ale tylko przy kompletnej dokumentacji
Jeżeli pytanie brzmi, kto płaci za notariusza przy najmie okazjonalnym, uczciwa odpowiedź jest prosta: strony ustalają to samodzielnie. Najemca często ponosi koszt, bo składa oświadczenie osobiście, ale równie uzasadnione jest finansowanie czynności przez właściciela albo podział rachunku.
Przed podpisaniem umowy sprawdziłbym trzy rzeczy: maksymalną cenę w kancelarii, osoby odpowiedzialne za poszczególne dokumenty oraz zapis o tym, kto pokrywa dodatkowe wypisy i poświadczenia. Dzięki temu kilkaset złotych pozostaje przewidywalnym kosztem bezpiecznego najmu, a nie początkiem sporu między właścicielem nowoczesnego mieszkania a jego lokatorem.
