Najem okazjonalny bez błędów. Jakie dokumenty są potrzebne?

Podpisanie umowy najmu okazjonalnego bez właściwych załączników może dać właścicielowi fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Najważniejsze jest nie jedno, lecz kilka oświadczeń: notarialne poddanie się egzekucji, wskazanie lokalu zastępczego oraz zgoda osoby, która ma tytuł prawny do tego lokalu. Poniżej wyjaśniam, co powinny zawierać dokumenty, ile kosztują i jakie formalności trzeba dopilnować, aby najem rzeczywiście miał szczególny tryb ochrony.

Oświadczenie przy najmie okazjonalnym jest częścią większego pakietu

Najem okazjonalny dotyczy mieszkania wynajmowanego przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat. Jeżeli lokal wynajmuje firma albo przedsiębiorca zawodowo zajmujący się mieszkaniami, właściwym rozwiązaniem będzie zwykle najem instytucjonalny, a nie okazjonalny.

Samo podpisanie umowy nie wystarczy. Do dokumentacji dołącza się przede wszystkim trzy elementy:

• notarialne oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu,
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać,
• zgodę właściciela lub osoby posiadającej tytuł prawny do wskazanego lokalu.

W praktyce często mówi się po prostu o „oświadczeniu do najmu okazjonalnego”, choć chodzi o kilka różnych dokumentów. To rozróżnienie ma znaczenie, bo tylko pierwsze oświadczenie musi być sporządzone u notariusza. Dwa pozostałe mogą mieć zwykłą formę pisemną, przy czym wynajmujący może zażądać notarialnego poświadczenia podpisu pod zgodą na lokal zastępczy.

Co powinno zawierać notarialne oświadczenie najemcy

Najemca składa u notariusza oświadczenie, w którym dobrowolnie poddaje się egzekucji obowiązku opróżnienia i wydania mieszkania. Dokument odnosi się do konkretnej umowy oraz konkretnego lokalu, dlatego nie powinien być oderwany od treści najmu.

W oświadczeniu powinny znaleźć się przede wszystkim:

• dane najemcy,
• adres wynajmowanego mieszkania,
• oznaczenie umowy najmu okazjonalnego,
• zobowiązanie do opróżnienia i wydania lokalu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy,
• poddanie się egzekucji na podstawie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego,
• podpis najemcy złożony w obecności notariusza.

Nie traktuję tego dokumentu jako zgody na dowolną eksmisję. Egzekucja może zostać uruchomiona dopiero po ustaniu umowy, doręczeniu najemcy pisemnego żądania opróżnienia lokalu z terminem co najmniej 7 dni oraz uzyskaniu przez właściciela klauzuli wykonalności aktu notarialnego. Notariusz nie zastępuje więc sądu ani komornika, ale przygotowany akt znacząco skraca późniejszą procedurę.

Najczęstszy błąd polega na podpisaniu gotowego wzoru, w którym brakuje dokładnego adresu lokalu albo prawidłowego wskazania umowy. Sam nagłówek „oświadczenie najemcy” nie przesądza o skuteczności dokumentu. Liczy się treść zobowiązania i zgodność z konkretnym najmem.

Czy najemca musi podpisać dokument przed zawarciem umowy

Przepisy nie wymagają, aby akt notarialny powstał tego samego dnia co umowa. Najbezpieczniej jest jednak skompletować dokumenty przed wydaniem kluczy i przed rozpoczęciem najmu. Właściciel powinien mieć pewność, że wszystkie załączniki są gotowe, zanim przekaże lokal do używania.

Jeżeli umowa została zmieniona w sposób wpływający na lokal, strony, okres najmu albo mechanizm opróżnienia mieszkania, dobrze skonsultować z notariuszem, czy dotychczasowe oświadczenie nadal odpowiada jej treści. Każda zmiana umowy najmu okazjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Dwa pozostałe oświadczenia dotyczą lokalu zastępczego

Najemca musi wskazać lokal, w którym będzie mógł zamieszkać po wykonaniu egzekucji. Nie musi być jego właścicielem. Może to być mieszkanie rodziców, partnera, krewnego albo innej osoby, pod warunkiem że osoba uprawniona do dysponowania lokalem zgodzi się na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających.

Wskazanie lokalu powinno obejmować pełny adres oraz dane osoby posiadającej tytuł prawny. Zgoda właściciela lokalu zastępczego powinna jasno potwierdzać, że najemca i osoby z nim zamieszkujące mogą tam zamieszkać w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania.

Ustawa nie wymaga automatycznie notarialnego poświadczenia podpisu pod tą zgodą. Wynajmujący może jednak tego zażądać i moim zdaniem jest to rozsądne, zwłaszcza gdy nie zna osoby udostępniającej lokal. Zwykła kartka bez danych, adresu i podpisu właściciela może później wywołać niepotrzebny spór.

Przeczytaj również: Rozwiązanie umowy najmu za porozumieniem stron - prosty wzór

Co zrobić po utracie lokalu zastępczego

Jeżeli najemca dowie się, że nie może już zamieszkać pod wskazanym adresem, ma 21 dni na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowej zgody. Termin liczy się od dnia, w którym powziął wiadomość o utracie tej możliwości.

Brak nowego adresu i zgody może pozwolić właścicielowi wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia. Dlatego najemca nie powinien traktować wskazania lokalu zastępczego jako formalności wykonywanej tylko raz. Jeśli sytuacja mieszkaniowa osoby udostępniającej lokal się zmieni, trzeba szybko zareagować.

Jak przygotować dokumenty krok po kroku

1. Sprawdź status wynajmującego. Najem okazjonalny jest przeznaczony dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.
2. Przygotuj umowę na czas oznaczony. Wpisz dokładny adres mieszkania, okres najmu, czynsz, opłaty, zasady wypowiedzenia i dane wszystkich stron.
3. Ustal lokal zastępczy. Najemca powinien wcześniej uzgodnić z właścicielem tego lokalu możliwość zamieszkania.
4. Umów wizytę u notariusza. Najemca składa akt o poddaniu się egzekucji i zabiera dokument tożsamości oraz dane umowy.
5. Dołącz komplet załączników. Umowa, akt notarialny, wskazanie lokalu i zgoda osoby uprawnionej powinny być przechowywane razem.
6. Zgłoś umowę do urzędu skarbowego. Właściciel ma na to 14 dni od rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy.

Właściciel powinien zachować dowód zgłoszenia, ponieważ najemca może zażądać jego przedstawienia. Brak zgłoszenia w terminie oznacza, że nie stosuje się szczególnych przepisów dotyczących między innymi żądania opróżnienia lokalu i uproszczonej egzekucji.

Przed podpisaniem dokumentów sprawdzam również, czy adres lokalu zastępczego jest kompletny, a osoba wyrażająca zgodę rzeczywiście ma prawo dysponować mieszkaniem. Najwięcej problemów wynika nie z braku dokumentu, lecz z jego nieprecyzyjnej treści.

Ile kosztuje oświadczenie i co jeszcze trzeba doliczyć

W 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł. Ustawowy limit wynagrodzenia notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy wynosi więc 480,60 zł. To maksymalna stawka za samą czynność, a konkretna kancelaria może zaproponować niższą kwotę.

Końcowy rachunek może obejmować także podatek VAT, wypisy aktu notarialnego oraz ewentualne poświadczenie podpisu pod zgodą właściciela lokalu zastępczego. Przed wizytą warto zapytać kancelarię o cenę całego pakietu, a nie tylko o stawkę za podstawowe oświadczenie.

Do kosztów trzeba doliczyć również czas na przygotowanie dokumentów i zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. Samo zgłoszenie nie wiąże się z opłatą, ale jego brak może pozbawić właściciela najważniejszych korzyści wynikających z najmu okazjonalnego. Szerzej o kompletowaniu dokumentów, kosztach i rozliczeniach piszę w materiale dokumenty najmu okazjonalnego.

Najczęstsze błędy osłabiające ochronę właściciela

Najpoważniejszym błędem jest przekonanie, że sam akt notarialny wystarczy. Bez wskazania lokalu zastępczego, zgody osoby uprawnionej albo terminowego zgłoszenia do urzędu skarbowego cała konstrukcja może nie zadziałać tak, jak oczekuje wynajmujący.

• Brak zgłoszenia w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.
• Podpisanie umowy na czas nieoznaczony.
• Wskazanie adresu lokalu bez zgody jego właściciela.
• Brak aktualizacji dokumentów po utracie możliwości zamieszkania w lokalu zastępczym.
• Nieprawidłowe doręczenie żądania opróżnienia lokalu.
• Próba eksmisji przed wygaśnięciem albo skutecznym rozwiązaniem umowy.

Trzeba też pamiętać, że najem okazjonalny nie daje właścicielowi prawa do samodzielnego usunięcia lokatora, odcięcia mediów czy wymiany zamków. Po zakończeniu umowy nadal obowiązuje formalna ścieżka z pisemnym żądaniem, sądem i komornikiem. Uproszczenie procedury nie oznacza pełnej samowoli.

Najem okazjonalny a zwykła umowa najmu

To rozwiązanie jest korzystne głównie dla właściciela, ale nie powinno być przedstawiane jako sposób na wyeliminowanie wszelkiego ryzyka. Najemca nadal ma prawa wynikające z umowy, a właściciel musi przestrzegać warunków wypowiedzenia i prawidłowej procedury. Z kolei dla najemcy dodatkowe koszty notarialne są realnym minusem, choć dokumenty jasno określają zasady zakończenia najmu.

Komplet dokumentów daje więcej niż sam podpis u notariusza

Najbezpieczniejszy zestaw obejmuje umowę pisemną, notarialne oświadczenie najemcy, wskazanie lokalu zastępczego, zgodę osoby uprawnionej oraz potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego. Każdy element odpowiada za inną część procedury, dlatego nie warto zastępować całego pakietu jednym ogólnym formularzem.

Przed przekazaniem kluczy dobrze zrobić krótką kontrolę: czy dokumenty mają zgodne dane, czy lokal zastępczy jest aktualny i czy minął obowiązek zgłoszenia. Taka lista zajmuje kilka minut, a może zdecydować o tym, czy najem okazjonalny rzeczywiście zapewni właścicielowi uproszczoną drogę odzyskania mieszkania.