Podpisanie najmu okazjonalnego nie oznacza, że cała transakcja musi odbyć się w kancelarii notarialnej. Obowiązkowo u notariusza pojawia się najemca, który składa oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Wynajmujący oraz osoba udostępniająca lokal zastępczy zwykle nie muszą być obecni podczas tej czynności, choć w określonych sytuacjach potrzebne będzie notarialne poświadczenie podpisu.
Najważniejsze zasady obecności u notariusza
- Najemca musi złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego.
- Każdy współnajemca składa własne oświadczenie, więc do kancelarii idą wszyscy najemcy.
- Wynajmujący nie musi uczestniczyć w sporządzaniu aktu najemcy.
- Właściciel lokalu zastępczego nie musi być u notariusza, chyba że wynajmujący zażąda poświadczenia jego podpisu.
- W 2026 roku maksymalna taksa za oświadczenie najemcy wynosi 480,60 zł netto, czyli 591,14 zł brutto przy VAT 23%, bez wypisów.
Kto musi stawić się u notariusza przy najmie okazjonalnym
Najem okazjonalny wymaga wizyty u notariusza tylko w jednym, najważniejszym zakresie. Najemca składa akt notarialny, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia mieszkania po zakończeniu umowy, jeżeli nie wyprowadzi się dobrowolnie.
To właśnie najemca musi więc pojawić się w kancelarii, potwierdzić swoją tożsamość i złożyć oświadczenie. Wynajmujący może być nieobecny. W praktyce przekazuje wcześniej projekt umowy albo dane potrzebne do przygotowania aktu, ale jego podpis nie jest wymagany na tym konkretnym dokumencie.
Jeżeli mieszkanie wynajmują wspólnie dwie osoby, na przykład partnerzy albo małżonkowie, każdy z nich powinien złożyć własne oświadczenie. Nie wystarczy, że u notariusza pojawi się tylko jedna osoba, jeżeli obie są stronami umowy najmu.
Co podpisuje najemca i jakie ma to skutki
Oświadczenie nie jest zgodą na natychmiastową eksmisję ani rezygnacją ze wszystkich praw lokatora. Najemca zobowiązuje się w nim do opróżnienia lokalu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, a dokument może później stać się podstawą egzekucji.
Właściciel nie może po prostu wezwać komornika następnego dnia po zakończeniu umowy. Najpierw musi doręczyć najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z terminem nie krótszym niż 7 dni. Jeżeli lokator nadal nie opuści mieszkania, wynajmujący składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.
To ważne rozróżnienie, bo najem okazjonalny przyspiesza odzyskanie lokalu, ale nie usuwa całkowicie udziału sądu. Notarialne oświadczenie ogranicza zakres sporu, jednak właściciel nadal musi zachować właściwą procedurę.
Kto nie musi iść do kancelarii
Wynajmujący
Wynajmujący nie musi uczestniczyć w sporządzaniu oświadczenia najemcy. Podpisuje z najemcą pisemną umowę, dołącza wymagane załączniki i zgłasza zawarcie najmu do urzędu skarbowego. Może oczywiście przyjść do kancelarii dobrowolnie, jeśli chce od razu dopilnować kompletności dokumentów.
Właściciel lokalu zastępczego
Najemca musi wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać po wykonaniu egzekucji. Potrzebne jest również oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby, która ma do niego tytuł prawny, że zgadza się na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających.
Podpis na tej zgodzie nie musi być automatycznie poświadczony przez notariusza. Takie poświadczenie jest wymagane tylko wtedy, gdy zażąda go wynajmujący. Nawet wówczas osoba udostępniająca lokal może załatwić tę czynność osobno, bez uczestniczenia w akcie składanym przez najemcę.
Przeczytaj również: Lokator bez umowy i meldunku - Co robić? Poradnik.
Osoby zamieszkujące z najemcą
Partner, dzieci czy inni domownicy nie muszą stawiać się u notariusza tylko dlatego, że będą mieszkać z najemcą. Ich sytuację obejmuje oświadczenie dotyczące najemcy i osób z nim zamieszkujących, ale nie składają oni odrębnego aktu, jeżeli nie są stronami umowy.
Jak przygotować wizytę u notariusza
Przed umówieniem terminu najlepiej ustalić z kancelarią, jakie dane będą potrzebne. Zwykle najemca powinien mieć przy sobie dowód osobisty albo paszport, a także informacje pozwalające przygotować treść oświadczenia.
- dane najemcy i wynajmującego,
- adres wynajmowanego mieszkania,
- okres obowiązywania umowy,
- informację o lokalu zastępczym,
- projekt umowy najmu lub jej najważniejsze postanowienia,
- dane wszystkich osób, które będą mieszkać z najemcą.
Warto przesłać projekt umowy notariuszowi przed wizytą. Dzięki temu można wcześniej wychwycić rozbieżności w adresach, datach albo danych osobowych. Z mojego doświadczenia wynika, że właśnie takie drobne błędy najczęściej powodują konieczność poprawiania dokumentów, a nie sam brak dokumentu tożsamości.
Jeżeli umowę zawierają dwaj najemcy, dobrze zarezerwować termin z odpowiednim zapasem. Każdy najemca podpisuje własne oświadczenie, więc kancelaria musi zweryfikować tożsamość i zdolność do czynności prawnej obu osób.
Ile kosztuje oświadczenie najemcy
Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2026 roku daje to maksymalnie 480,60 zł netto, czyli 591,14 zł brutto przy stawce VAT 23%.
| Czynność | Kto jej dokonuje | Czy jest obowiązkowa |
|---|---|---|
| Akt notarialny o poddaniu się egzekucji | Najemca | Tak |
| Podpisanie umowy najmu | Najemca i wynajmujący | Tak, ale wystarczy forma pisemna |
| Zgoda na zamieszkanie w lokalu zastępczym | Właściciel lub osoba z tytułem prawnym | Tak, jako załącznik |
| Notarialne poświadczenie podpisu pod zgodą | Właściciel lokalu zastępczego | Tylko na żądanie wynajmującego |
Do podstawowej taksy mogą dojść koszty wypisów aktu oraz inne czynności, jeżeli kancelaria przygotowuje dodatkowe dokumenty. Przed wizytą warto poprosić o wycenę całego pakietu, a nie tylko samego aktu. Strony powinny też ustalić, kto ponosi koszt, ponieważ przepisy nie wskazują tu jednej obowiązkowej zasady.
Jakie dokumenty są potrzebne poza aktem notarialnym
Samo oświadczenie najemcy nie wystarczy, aby umowa działała jak najem okazjonalny. Do pisemnej umowy trzeba dołączyć trzy podstawowe elementy: akt notarialny najemcy, wskazanie lokalu zastępczego oraz zgodę właściciela tego lokalu.
Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Taki tryb dotyczy właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Firma wynajmująca mieszkania korzysta z odrębnej konstrukcji, czyli najmu instytucjonalnego.
Po rozpoczęciu najmu właściciel ma 14 dni na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego właściwego według jego miejsca zamieszkania. Brak zgłoszenia nie przekreśla samej umowy, ale pozbawia wynajmującego szczególnej procedury ochronnej związanej z najmem okazjonalnym.
Trzeba też pilnować aktualności lokalu zastępczego. Jeżeli najemca dowie się, że nie może już tam zamieszkać, ma 21 dni na wskazanie nowego adresu i dostarczenie odpowiedniej zgody. Niewykonanie tego obowiązku może pozwolić właścicielowi wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego terminu.
Najbezpieczniejszy układ dokumentów przed wydaniem kluczy
Przed przekazaniem mieszkania sprawdziłbym cztery rzeczy. Umowa powinna być podpisana przez właściwe osoby, akt najemcy powinien być gotowy, zgoda dotycząca lokalu zastępczego musi być dołączona, a wynajmujący powinien zaplanować zgłoszenie umowy w ustawowym terminie.
Najprostsza odpowiedź na pytanie, kto musi być u notariusza przy najmie okazjonalnym, brzmi więc: najemca lub wszyscy najemcy będący stronami umowy. Wynajmujący i właściciel lokalu zastępczego nie muszą uczestniczyć w tej samej wizycie, chyba że strony zdecydują się na dodatkowe poświadczenia lub wspólne przygotowanie dokumentów.
